Politique de confidentialité

La présente politique explique comment sont traitées les données personnelles collectées sur le site okleon.fr, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est ODITED (SASU, SIREN 109 357 293), dont le siège est situé 92 avenue Pasteur, 66130 Ille-sur-Têt. Pour toute question relative à vos données : [email protected].

2. Données collectées

Nous collectons uniquement les données que vous nous transmettez volontairement via le formulaire de demande de démonstration :

• Prénom et nom
• Nom de l'agence
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone
• Nombre de lots gérés
• Message libre (facultatif)

À des fins de sécurité et de lutte contre les envois abusifs, la date de la demande et l'adresse IP de connexion sont également enregistrées.

En dehors des cookies décrits à la section 3 ci-dessous, le site ne réalise aucun profilage.

Protection contre les robots. Avant l'envoi du formulaire, votre navigateur effectue un court calcul de vérification (dispositif « Cap », hébergé sur nos propres serveurs) : sans cookie, sans image à identifier et sans appel à un service tiers. Seule une empreinte non réversible de votre adresse IP est conservée moins de 24 heures, pour limiter le nombre de demandes.

3. Cookies et mesure d'audience

Aucun cookie de mesure ou de suivi n'est déposé avant votre consentement. Au premier accès, un bandeau vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser les cookies. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page.

Cookies utilisés, selon votre choix :

• Strictement nécessaires (toujours actifs) — mémorisation de votre choix de consentement. Exemptés de consentement, ils ne servent qu'au bon fonctionnement du site.
• Mesure d'audience — Google Analytics 4 (cookies _ga et _ga_HLLDQFXFKD), pour analyser la fréquentation du site de façon agrégée. Déposés uniquement si vous les acceptez. Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD). Durée de conservation : 13 mois maximum.
• Marketing — aucun cookie marketing n'est utilisé actuellement.

La mesure d'audience est assurée par Google (Google Ireland Limited / Google LLC). À ce titre, certaines données (identifiant de cookie, adresse IP tronquée, pages consultées) peuvent être transférées en dehors de l'Union européenne, encadrées par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et les clauses contractuelles types. L'anonymisation de l'adresse IP est activée.

4. Finalités & base légale

• Répondre à votre demande de démonstration et vous recontacter — base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
• Assurer le suivi de la relation commerciale et vous adresser des informations sur OKLÉON — base légale : intérêt légitime de l'éditeur à développer son activité (article 6.1.f), auquel vous pouvez vous opposer à tout moment.
• Sécurité du site (journalisation de la date et de l'IP) — base légale : intérêt légitime à prévenir les abus.

5. Destinataires & sous-traitants

Vos données sont destinées aux seules équipes internes de OKLÉON en charge de la relation client. Elles ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tenus par des garanties contractuelles de confidentialité et de sécurité :

• PULSEHEBERG SAS (France) — hébergement du site et stockage des demandes.
• OVH SAS (France) — sauvegardes chiffrées des demandes.
• Brevo (Sendinblue SAS) (France) — acheminement des notifications par email.

Ces prestataires sont situés dans l'Union européenne ; aucune donnée n'est transférée hors UE dans le cadre de ce formulaire.

6. Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande, puis pendant 3 ans à compter de notre dernier contact à des fins de prospection, conformément aux recommandations de la CNIL. Passé ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès et de copie ;
• Droit de rectification ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») ;
• Droit à la limitation et droit d'opposition, notamment à la prospection ;
• Droit à la portabilité de vos données.

Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected] en justifiant de votre identité. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum d'un mois.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL — www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

8. Ressources tierces

Ce site ne charge aucune ressource depuis un serveur tiers : les polices de caractères, les icônes et les scripts sont servis depuis nos propres serveurs. Seule la mesure d'audience décrite à la section 3 fait appel à Google, et uniquement avec votre consentement.

9. Application OKLÉON : connexion des boîtes de messagerie

Le logiciel OKLÉON permet aux utilisateurs des agences clientes de connecter leurs boîtes de messagerie professionnelles (Microsoft 365, Gmail ou autre fournisseur) afin de consulter leurs emails dans OKLÉON et de les rattacher aux dossiers de gestion (sinistres, permis de louer, logements, immeubles, contacts).

Rôles. Pour ce traitement, l'agence cliente est responsable du traitement et ODITED agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions prévues par les Conditions générales de service (annexe 1 et annexe 7). Les personnes dont les emails figurent dans une boîte connectée (locataires, propriétaires, artisans, correspondants) exercent leurs droits auprès de l'agence concernée ; ODITED l'assiste dans leur traitement.

Ce que fait OKLÉON, et ce qu'il ne fait jamais

• Lecture seule. OKLÉON lit les emails mais ne modifie jamais la boîte d'origine : aucun email n'est envoyé, supprimé, déplacé ou marqué comme lu.
• Boîte personnelle privée. Une boîte connectée à titre personnel n'est visible dans OKLÉON que par son titulaire, y compris vis-à-vis des administrateurs de l'agence.
• Conservation limitée aux emails classés. Seuls les emails rattachés à un dossier sont copiés durablement dans OKLÉON, avec les pièces jointes retenues : ceux qu'un utilisateur choisit de classer et, pour une boîte commune de l'agence, ceux qui portent la référence exacte d'un dossier. Ils deviennent alors visibles par les membres de l'agence ayant accès à ce dossier. Les autres emails ne sont conservés que temporairement, au plus 15 jours.

Données traitées

• Données de connexion : adresse email de la boîte, fournisseur et, selon le mode de connexion, jetons d'autorisation Microsoft ou identifiants de messagerie. Ils sont chiffrés et ne sont jamais affichés ni transmis à des tiers.
• Liste des emails : expéditeur, destinataires, objet, date et court extrait, conservés temporairement pour afficher la boîte dans OKLÉON ; pour les boîtes communes de l'agence, le contenu des emails non classés est également conservé temporairement, pour permettre leur tri.
• Emails classés : contenu complet de l'email, ses pièces jointes retenues, le dossier de rattachement, l'auteur et la date du classement.
• Journal d'activité : connexions, déconnexions, classements et retraits de boîtes ou d'emails.

Autorisations demandées à Microsoft. Pour les boîtes Microsoft 365, OKLÉON demande uniquement des autorisations de lecture : lecture du profil de l'utilisateur, lecture de ses emails et des boîtes partagées auxquelles il a déjà accès, et maintien de la connexion dans le temps. OKLÉON ne demande aucune autorisation d'envoi ni de modification des emails.

Hébergement et sous-traitants. Les données sont hébergées en France par PULSEHEBERG SAS ; les copies des emails classés, leurs pièces jointes et les sauvegardes chiffrées sont stockées en France par OVH SAS. Les emails sont récupérés directement auprès du fournisseur de messagerie de l'utilisateur, sans autre intermédiaire. Comme l'ensemble du trafic web d'OKLÉON, leur affichage dans le navigateur transite par Cloudflare, qui assure l'acheminement et la protection du trafic sans conserver durablement les données, avec les garanties du chapitre V du RGPD pour tout accès depuis un pays tiers. Les fournisseurs de messagerie (Microsoft, Google ou autres) ne sont pas des sous-traitants d'ODITED : ils fournissent à l'agence son propre service de messagerie.

Durées de conservation

• Liste et contenu des emails non classés : au plus 15 jours, et supprimés dès que la boîte est déconnectée.
• Données de connexion : pendant la durée de la connexion ; supprimées dès que la boîte est déconnectée ou que le compte de l'utilisateur est désactivé.
• Emails classés : pendant la durée du contrat de l'agence cliente, puis restitués et supprimés dans les conditions prévues par les Conditions générales de service.
• Journal d'activité : 12 mois.

Retirer l'accès. Un utilisateur peut déconnecter sa boîte à tout moment depuis OKLÉON, rubrique « Mon compte », bloc « Mes boîtes mail ». Il peut également révoquer l'accès directement chez son fournisseur : depuis la page Mes applications de son compte Microsoft, ou en supprimant le mot de passe d'application créé pour OKLÉON dans son compte Google (de même chez Yahoo ou iCloud).

Pour toute question sur ce traitement : [email protected].

10. Essai, rendez-vous et abonnement

Cette section concerne les professionnels qui demandent un essai d'OKLÉON, réservent un rendez-vous ou souscrivent un abonnement. ODITED est responsable de ces traitements.

• Demande d'essai et souscription : nom, adresse email professionnelle, téléphone, numéro SIREN et informations publiques associées (raison sociale, adresse, code d'activité, issues du répertoire SIRENE de l'INSEE), nombre de lots gérés, groupement déclaré, code d'invitation ou de parrainage, date et version des conditions générales acceptées. Finalités : vérifier l'éligibilité, créer l'espace, exécuter le contrat. Base légale : exécution du contrat et mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
• Rendez-vous : nom, adresse email, créneau choisi et réponses aux questions posées avant le rendez-vous. Les visioconférences ont lieu sur Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited) ; les invitations sont envoyées depuis [email protected]. Base légale : mesures précontractuelles ou exécution du contrat.
• Facturation et paiement : identité et coordonnées de facturation de l'agence, abonnement souscrit, factures et état des paiements. Les paiements par carte sont traités par Stripe, les prélèvements SEPA par GoCardless, et les factures sont émises avec Pennylane. ODITED ne conserve jamais les numéros de carte ni l'IBAN complet. Base légale : exécution du contrat et obligations légales comptables (article 6.1.c du RGPD).
• Suivi commercial : rappel avant la fin d'un essai, offre après un essai non poursuivi, proposition de rendez-vous. Base légale : intérêt légitime d'ODITED (article 6.1.f du RGPD) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à [email protected].

Destinataires. Outre les prestataires de la section 5, Stripe, GoCardless, Pennylane et Microsoft reçoivent les seules données nécessaires à leur intervention. Certains d'entre eux peuvent traiter des données hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durées. Essai non poursuivi : les données de l'espace sont supprimées dans les conditions des Conditions générales de service ; les données de contact sont conservées 3 ans à compter du dernier contact. Clients : pendant la durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables (factures), conformément au code de commerce.

Les données que l'agence enregistre dans son espace OKLÉON (locataires, propriétaires, artisans, dossiers) ne relèvent pas de cette section : l'agence en est responsable et ODITED agit comme sous-traitant, selon l'annexe 1 des Conditions générales de service.

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour à tout moment. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.