Conditions générales de service

L'Éditeur — ODITED, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 100 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Perpignan sous le numéro 109 357 293, dont le siège social est situé 92 avenue Pasteur, 66130 Ille-sur-Têt, représentée par son président, la société TEDOGAN HOLDING, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Perpignan sous le numéro 941 179 285, elle-même représentée par Enzo Gandou.

L'Éditeur édite et exploite le logiciel en ligne « OKLÉON » (le « Service »).

Le Client — toute personne morale souscrivant au Service, identifiée au bon de commande, agissant dans le cadre de son activité de gestion immobilière. Chaque numéro SIREN distinct donne lieu à un contrat, à un espace et à un abonnement distincts.

Objet

Les présentes conditions générales (les « CGS ») définissent les conditions dans lesquelles l'Éditeur met à disposition du Client le Service « OKLÉON », logiciel en ligne (SaaS) de gestion des sinistres locatifs et des demandes d'autorisation préalable de mise en location, ainsi que les droits et obligations réciproques des parties.

Documents contractuels

L'accord entre les parties est constitué, par ordre de priorité décroissant : du bon de commande dont le modèle figure à l'annexe 5 ; des présentes CGS ; de l'annexe 1 (accord de traitement des données) ; des annexes 2 à 4, 6 et 7 ; de la grille tarifaire en vigueur. En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut.

Souscription, comptes et accès

La souscription s'effectue par la signature du bon de commande, ou par la validation en ligne d'une commande ou d'une demande d'essai depuis le site okleon.fr ou depuis le Service. L'une et l'autre emportent acceptation des présentes CGS et de leurs annexes. La validation en ligne est horodatée et conservée avec la version des CGS acceptée.

Le Service est accessible à l'adresse propre au Client, de la forme sous-domaine.okleon.fr, indiquée au bon de commande. Cette adresse figure dans les liens adressés aux tiers ; sa modification ultérieure ne peut être demandée que pour un motif légitime et peut donner lieu à facturation.

L'accès s'effectue sans mot de passe, au moyen d'un code à usage unique adressé par courrier électronique à l'utilisateur. Le Client désigne au bon de commande, ou lors de la souscription en ligne, un administrateur responsable de la gestion des comptes de son organisation. Chaque compte est nominatif : le Client s'interdit de partager un même compte entre plusieurs personnes et demeure responsable de toute activité réalisée au moyen des accès ouverts pour son organisation.

Description du Service

Le Service est fourni en mode SaaS, accessible au moyen d'un navigateur web, sans installation locale. Il comprend, dans son périmètre de base :

• la gestion des dossiers de sinistres et de leur cycle de vie, avec avancement automatique des statuts ;
• la gestion des propriétaires, des locataires, des artisans et des biens, ainsi que le rattachement des locataires à leur logement ;
• le dépôt et la conservation des pièces (photographies, devis, factures) ;
• l'envoi de courriers électroniques et de messages SMS de suivi aux parties concernées ;
• la journalisation des actions et la traçabilité des modifications ;
• l'import initial des propriétaires, des biens et des locataires à partir de fichiers fournis par le Client, ainsi que les fonctions d'export.

Sont proposées en option, si le bon de commande le prévoit :

• Permis de louer — suivi des demandes d'autorisation préalable de mise en location et production du formulaire administratif pré-rempli, dans les conditions de l'article 14 ;
• Espaces en ligne — accès distincts ouverts aux locataires, aux artisans et aux propriétaires du Client, leur permettant respectivement de déclarer un sinistre, de déposer un devis puis une facture et de confirmer l'achèvement des travaux, et de consulter l'état de leurs biens.
• Interface de programmation (API) — accès aux données de l'espace du Client par un logiciel qu'il choisit, en lecture et, si le bon de commande le prévoit, en écriture, dans les conditions de l'annexe 6. Sauf mention contraire de la grille tarifaire, elle est comprise dans l'abonnement ; elle n'est pas disponible pendant l'essai prévu à l'article 6.

Le Service permet en outre aux utilisateurs du Client de connecter leurs boîtes de messagerie professionnelles, en lecture seule, afin d'y consulter leurs courriers électroniques et de les rattacher aux dossiers ; cette fonction facultative est régie par l'annexe 7.

Certaines fonctions dépendent de services tiers dont le Client est lui-même titulaire, notamment la connexion des boîtes de messagerie ou la reprise de contacts depuis un annuaire professionnel. Elles sont activées sur instruction du Client, fournies en l'état, et l'Éditeur ne garantit ni leur disponibilité ni leur maintien, qui dépendent du tiers concerné.

Le périmètre fonctionnel est celui disponible à la date de souscription et peut évoluer. L'Éditeur peut faire évoluer, améliorer ou remplacer des fonctions, sous réserve de ne pas réduire substantiellement le périmètre souscrit sans en informer le Client dans les conditions de l'article 23.

Mise en service et reprise des données

La mise en service comprend la création de l'espace du Client, son paramétrage, sa personnalisation aux couleurs et à l'identité du Client, la reprise des données transmises par celui-ci et la formation de ses utilisateurs. Lorsque la grille tarifaire le prévoit, elle donne lieu à des frais de mise en service uniques, facturés à la commande.

La reprise des données suppose que le Client fournisse ses fichiers dans un format exploitable et en vérifie le contenu. L'Éditeur restitue au Client un état des données reprises avant leur intégration définitive. L'Éditeur ne répond pas des erreurs, des doublons ou des omissions présents dans les fichiers transmis.

Les frais de mise en service restent acquis à l'Éditeur en cas de résiliation, quelle qu'en soit la cause et quelle que soit la date à laquelle elle intervient.

Convention pilote et essai en ligne

Le bon de commande peut prévoir une période pilote, pendant laquelle le Service est mis à disposition du Client sans contrepartie financière au titre de l'abonnement. Cette période est d'une durée déterminée, indiquée au bon de commande.

Pendant la période pilote :

• l'ensemble des stipulations des présentes CGS et de leurs annexes s'applique, à l'exception de celles relatives au paiement de l'abonnement ;
• les crédits SMS demeurent facturés dans les conditions de l'article 9, sauf pack offert mentionné au bon de commande ;
• le Client s'engage à faire part à l'Éditeur, de bonne foi et à intervalles raisonnables, de ses observations sur l'usage du Service ;
• le Client autorise l'Éditeur à le citer comme référence commerciale dans les conditions de l'article 22.

L'Éditeur informe le Client de l'échéance de la période pilote au moins soixante (60) jours avant son terme, en lui indiquant le tarif applicable ensuite. À l'échéance, le contrat se poursuit aux conditions tarifaires en vigueur, sauf résiliation notifiée par le Client au plus tard trente (30) jours avant le terme, laquelle prend alors effet à cette date sans frais ni indemnité.

La période pilote peut être prolongée d'un commun accord écrit.

Essai en ligne. Le Service peut être essayé gratuitement, sans moyen de paiement, après une demande d'essai validée en ligne. L'essai est réservé aux professionnels de l'immobilier identifiés par leur numéro SIREN, à raison d'un essai par numéro SIREN. Il dure sept (7) jours ; il peut être prolongé une fois, de sept (7) jours, à la demande du Client, et l'Éditeur peut le prolonger, notamment pendant la vérification d'une adhésion à un groupement mentionnée à l'article 8.

Pendant l'essai :

• l'ensemble des stipulations des présentes CGS et de leurs annexes s'applique, à l'exception de celles relatives au paiement de l'abonnement ;
• aucun crédit SMS n'est offert ; des crédits peuvent être achetés dans les conditions de l'article 9 ;
• l'Éditeur peut limiter le nombre de courriers électroniques envoyés depuis l'espace ;
• l'espace peut contenir des données d'exemple fictives, que le Client peut supprimer à tout moment.

Si aucun abonnement n'a été souscrit au terme de l'essai, l'espace passe en consultation seule : aucune création ni aucun envoi n'est plus possible. Le contrat prend fin à cette date et la période de réversibilité prévue à l'article 20 s'ouvre. La souscription d'un abonnement pendant l'essai ou pendant cette période conserve l'espace et ses données.

Durée, reconduction et résiliation

Le contrat est conclu sans engagement de durée lorsque l'abonnement est mensuel. Le Client peut aussi choisir un abonnement annuel, qui l'engage pour la période annuelle payée. L'abonnement se reconduit tacitement à chaque échéance, pour une période de même durée.

Chaque partie peut mettre fin au contrat à tout moment, par notification écrite ou depuis le Service, avec effet à la fin de la période en cours, mensuelle ou annuelle. Toute période entamée est due : les sommes correspondantes restent exigibles et ne donnent lieu à aucun remboursement au prorata. Il en va de même du retrait d'une option ou de la réduction du nombre d'utilisateurs, qui prennent effet à l'échéance suivante.

L'Éditeur peut suspendre l'accès au Service ou résilier le contrat en cas de manquement grave du Client non corrigé dans un délai de quinze (15) jours suivant une mise en demeure restée sans effet, ainsi que dans le cas prévu à l'article 8 en matière de défaut de paiement.

La cessation du contrat, pour quelque cause que ce soit, ouvre la période de réversibilité prévue à l'article 20.

Prix et modalités de paiement

Les prix sont ceux de la grille tarifaire en vigueur, exprimés hors taxes. Le forfait applicable est déterminé par le nombre de lots gérés et le nombre d'utilisateurs, dans les conditions de cette grille, qui précise également les règles de changement de forfait ainsi que les remises et offres applicables. Les remises et offres ne se cumulent pas : seule la plus avantageuse pour le Client s'applique.

L'abonnement est payable d'avance, pour chaque période mensuelle ou annuelle. Le premier paiement couvre, au prorata, la période qui sépare la souscription de la première échéance et, selon le cas, la première période. Toute augmentation en cours de période, notamment d'option, de forfait ou de nombre d'utilisateurs, est due au prorata du temps restant jusqu'à l'échéance. Les frais de mise en service éventuels sont payables à la commande. Les crédits SMS sont payables d'avance dans les conditions de l'article 9.

Le paiement s'effectue par carte bancaire, auprès du prestataire Stripe, ou par prélèvement SEPA, au moyen d'un mandat signé en ligne auprès du prestataire GoCardless. Le premier paiement est effectué par carte bancaire ; l'abonnement annuel peut également être réglé en une fois par prélèvement. L'échéance est fixée par le Client lors de la souscription : au jour de son choix pour la carte bancaire, au 1^er, au 5 ou au 10 du mois pour le prélèvement. Le Client est informé du montant et de la date de chaque prélèvement au moins deux (2) jours ouvrés à l'avance, délai qu'il accepte en lieu et place du délai de quatorze (14) jours prévu par les règles du prélèvement SEPA. À défaut de moyen de paiement valide, les sommes sont payables par virement dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date de facture.

Groupements. Lorsque le Client adhère à un groupement ou à un réseau ayant conclu avec l'Éditeur une convention de prise en charge, tout ou partie de l'abonnement peut être facturé à ce groupement, selon les conditions de cette convention, à compter de la confirmation de l'adhésion par le groupement. Le Client reste tenu au paiement des sommes que le groupement ne règle pas à leur échéance, ainsi que de celles dues après la fin de son adhésion, qu'il s'engage à signaler sans délai à l'Éditeur.

Conformément à l'article L. 441-10 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'exigibilité de pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros, sans préjudice d'une indemnisation complémentaire sur justification.

Lorsqu'un paiement échoue, le Service en informe le Client et l'invite à régulariser. À défaut de régularisation dans un délai de trois (3) jours suivant cette information, l'Éditeur peut suspendre l'accès des utilisateurs du Client au Service, sans autre formalité ; les espaces en ligne ouverts aux locataires, aux artisans et aux propriétaires du Client restent accessibles. L'accès est rétabli dès le paiement. Lorsque le premier paiement échoue, l'abonnement n'est pas activé. La suspension ne dispense pas le Client du paiement des sommes dues et n'ouvre droit à aucune indemnité.

Les tarifs peuvent être révisés une fois par an, notamment pour tenir compte de l'évolution de l'indice Syntec, moyennant un préavis d'un (1) mois. Le Client peut alors résilier sans frais avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs. Pour un abonnement annuel en cours, la révision ne s'applique qu'à l'échéance annuelle suivante.

Crédits SMS

L'envoi de courriers électroniques est compris dans l'abonnement. L'envoi de messages SMS est facturé à la consommation, au moyen de crédits achetés d'avance.

Un crédit correspond à un segment de message. Un message dont la longueur excède celle d'un segment consomme plusieurs crédits ; le décompte retenu est celui de l'opérateur d'acheminement. Le Service affiche, avant chaque envoi, le contenu exact du message et le nombre de crédits qu'il consommera.

Les crédits sont vendus par lots dont le prix figure à la grille tarifaire. Ils sont payables d'avance, ne sont pas remboursables et n'ont pas de durée de validité tant que le contrat est en vigueur. Ils ne peuvent être ni cédés, ni transférés vers l'espace d'un autre client.

Lorsque le solde de crédits est épuisé, les envois de SMS sont suspendus jusqu'au réapprovisionnement ; les autres fonctions du Service, y compris les envois de courriers électroniques, demeurent accessibles. Le Service alerte l'administrateur du Client avant l'épuisement du solde.

À la cessation du contrat, les crédits non consommés sont perdus, sauf lorsque la résiliation est à l'initiative de l'Éditeur pour un motif autre qu'un manquement du Client : dans ce cas, ils sont remboursés au prix payé.

Le prix du crédit peut être révisé dans les conditions de l'article 8 ; la révision ne s'applique qu'aux crédits achetés après son entrée en vigueur.

Disponibilité, maintenance et sauvegardes

L'Éditeur fournit le Service dans le cadre d'une obligation de moyens. Aucun taux de disponibilité n'est contractuellement garanti et aucune pénalité ni avoir n'est dû en cas d'indisponibilité. L'Éditeur s'efforce d'assurer une disponibilité satisfaisante, de l'ordre de 99 % hors maintenance.

Des interruptions pour maintenance peuvent survenir. L'Éditeur s'efforce d'en informer le Client par avance lorsque cela est possible et de les programmer en dehors des heures ouvrées.

Les données du Client font l'objet de sauvegardes quotidiennes, chez le prestataire mentionné à cet effet à l'annexe 2 et selon les modalités décrites à l'annexe 3. Ces sauvegardes ont pour objet le rétablissement du Service après incident ; elles ne se substituent pas aux exports que le Client peut réaliser depuis le Service.

Support

Le support est assuré par voie électronique, les jours ouvrés aux heures ouvrées, au moyen de la fonction de signalement intégrée au Service ou à l'adresse électronique indiquée au bon de commande.

L'Éditeur s'efforce d'accuser réception des demandes sous un (1) jour ouvré et d'y répondre dans un délai raisonnable, sans engagement contractuel de délai de rétablissement.

Le support couvre l'usage du Service et la correction des anomalies. Les prestations de paramétrage, de formation complémentaire, de reprise de données supplémentaire ou d'assistance à la réversibilité font l'objet d'une facturation séparée, au tarif journalier en vigueur.

Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour fournir le Service, à héberger et traiter les données au sein de l'Union européenne, à mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'annexe 3, et à respecter ses obligations en matière de protection des données personnelles décrites à l'annexe 1.

L'Éditeur s'engage à cloisonner les données de chaque client : chaque espace dispose de sa propre base de données et de son propre espace de stockage des pièces.

Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation applicable ;
• garantir l'exactitude et la mise à jour des données saisies, en particulier des adresses électroniques et des numéros de téléphone auxquels le Service adresse des messages ;
• disposer d'une base légale pour les traitements qu'il réalise au moyen du Service et, lorsqu'il agit pour le compte de propriétaires bailleurs, garantir qu'il dispose des autorisations nécessaires ;
• s'abstenir de faire figurer dans les champs libres et les pièces jointes des données relevant des catégories particulières mentionnées à l'article 9 du RGPD, et limiter les photographies à ce qui est nécessaire au traitement du sinistre ;
• maîtriser l'ouverture et la fermeture des accès aux espaces en ligne des locataires, des artisans et des propriétaires, et retirer sans délai l'accès d'une personne qui n'y a plus droit ;
• préserver la confidentialité des accès de ses utilisateurs et signaler sans délai tout usage non autorisé.

Documents produits par le Service

Le Service peut produire des documents destinés à être remis à des tiers ou à une administration, notamment le formulaire de demande d'autorisation préalable de mise en location pré-rempli à partir des informations enregistrées par le Client.

Ces documents sont générés à partir des seules données saisies ou transmises par le Client, y compris l'identité du mandataire figurant au bon de commande. Il appartient au Client de vérifier chaque document avant sa remise ou son dépôt. Le Client demeure seul responsable, à l'égard des tiers et de l'administration, de l'exactitude des mentions portées et du respect des obligations déclaratives qui lui incombent.

L'Éditeur ne fournit aucune prestation de conseil juridique, réglementaire ou fiscal, et n'assume aucune responsabilité au titre des décisions prises par le Client sur la base des informations restituées par le Service.

Propriété intellectuelle

Le Service, ses composants logiciels, sa documentation, ses éléments graphiques ainsi que la dénomination « OKLÉON » et le logo qui lui est associé demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat et pour les seuls besoins de son activité.

Le Client s'interdit de reproduire, décompiler, adapter ou tenter d'accéder au code source du Service, ainsi que d'en permettre l'usage par un tiers.

La marque, le logo et les éléments graphiques du Client demeurent sa propriété. Le Client concède à l'Éditeur, pour la durée du contrat, le droit de les reproduire aux seules fins de personnalisation de son espace et des messages adressés en son nom.

Données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel réalisé par l'Éditeur pour le compte du Client est régi par l'annexe 1, qui fait partie intégrante du contrat.

Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, à ne les utiliser que pour son exécution, et à en restreindre l'accès aux seules personnes ayant à en connaître. Cet engagement s'applique pendant la durée du contrat et deux (2) ans après son terme.

Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens.

Sa responsabilité totale, tous préjudices et tous faits générateurs confondus, est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre de l'abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

L'Éditeur n'est pas responsable des dommages indirects, notamment la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires, la perte de données imputable au Client et l'atteinte à l'image.

Les limitations qui précèdent ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde, de dommage corporel, ni dans les autres cas où la loi interdit une telle limitation.

Le Client demeure responsable de la licéité et de l'exactitude des données qu'il traite au moyen du Service, ainsi que des documents mentionnés à l'article 14.

Assurances

Chaque partie fait son affaire des assurances couvrant son activité et déclare être en règle au regard des obligations d'assurance qui lui sont propres.

Réversibilité

En cas de cessation du contrat, pour quelque cause que ce soit, l'Éditeur met à la disposition du Client, pendant trente (30) jours à compter de la date d'effet de la résiliation, un export réutilisable des données du Client, comprenant les données structurées au format CSV ou SQL et une archive des pièces jointes.

À l'issue de ce délai, les données sont supprimées de manière définitive dans un délai de trente (30) jours, les sauvegardes étant purgées au fil de leur cycle de rotation et au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours.

Toute prestation d'assistance à la reprise excédant la mise à disposition de cet export est facturée au tarif journalier en vigueur.

Force majeure

Aucune partie ne saurait être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil et de la jurisprudence française. Si l'empêchement est définitif, ou s'il excède soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat par notification écrite, sans indemnité.

Sous-traitance, cession et références

L'Éditeur peut recourir à des sous-traitants pour l'exécution du Service, dans les conditions de l'annexe 1 et de l'annexe 2.

Le contrat ne peut être cédé par le Client sans l'accord préalable écrit de l'Éditeur. L'Éditeur peut céder le contrat à toute société de son groupe ou à toute entité venant aux droits de son activité d'édition, notamment par voie d'apport, de fusion ou de cession de fonds ; il en informe alors le Client par écrit dans un délai raisonnable.

Le Client autorise l'Éditeur à mentionner son nom et son logo comme référence commerciale sur ses supports de communication, sauf refus exprimé au bon de commande. Cette autorisation peut être retirée à tout moment par notification écrite, l'Éditeur disposant alors d'un délai raisonnable pour mettre à jour ses supports.

Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes CGS et leurs annexes. La nouvelle version est notifiée par courrier électronique à l'administrateur désigné par le Client et présentée dans le Service ; elle s'applique à compter de sa date d'effet. Le contrat étant sans engagement de durée, le Client qui la refuse peut y mettre fin dans les conditions de l'article 7, sans frais. Pour un abonnement annuel en cours, une modification défavorable au Client ne lui est opposable qu'à l'échéance annuelle suivante, sauf acceptation de sa part.

Les modifications rendues nécessaires par une évolution législative ou réglementaire s'appliquent de plein droit à la date d'entrée en vigueur de celle-ci.

Droit applicable et juridiction

Les présentes CGS sont soumises au droit français. Les parties s'efforceront de régler à l'amiable tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social de l'Éditeur, sous réserve des règles impératives applicables.

Le présent accord encadre les traitements de données à caractère personnel réalisés par l'Éditeur (le « Sous-traitant ») pour le compte du Client (le « Responsable de traitement »), dans le cadre du Service, conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

Lorsque le Client agit lui-même en qualité de sous-traitant, notamment pour le compte de propriétaires bailleurs, l'Éditeur intervient en qualité de sous-traitant ultérieur ; les stipulations ci-dessous s'appliquent alors dans les mêmes termes, le Client garantissant disposer des autorisations nécessaires des responsables de traitement concernés.

Objet et définitions

Le présent accord définit les conditions dans lesquelles le Sous-traitant traite, pour le compte du Responsable de traitement, les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture du Service. Les termes employés ont le sens que leur donne le RGPD.

Description du traitement

La nature, les finalités, les catégories de données et les personnes concernées sont décrites à l'annexe 4 et, pour la connexion des boîtes de messagerie, à l'article 7 de l'annexe 7. Le Sous-traitant ne traite les données que pour la fourniture du Service et sur instruction documentée du Responsable de traitement.

Durée

Le présent accord s'applique pendant toute la durée du contrat et jusqu'à la restitution puis la suppression des données conformément à l'article 10.

Instructions documentées

Le Sous-traitant traite les données uniquement sur instruction documentée du Responsable de traitement, y compris en matière de transferts, sauf obligation légale contraire ; dans ce cas, il en informe le Responsable de traitement avant le traitement, sauf interdiction légale. Le paramétrage du Service par le Client, notamment l'activation des espaces en ligne et des intégrations mentionnées à l'article 4 des CGS, vaut instruction documentée.

Confidentialité

Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité.

Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées décrites à l'annexe 3, conformément à l'article 32 du RGPD.

Sous-traitance ultérieure

Le Responsable de traitement autorise le Sous-traitant à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 2.

Le Sous-traitant informe le Responsable de traitement de tout ajout ou remplacement envisagé avec un préavis de trente (30) jours. Le Responsable de traitement peut former une objection motivée dans les quinze (15) jours de cette information. À défaut d'accord entre les parties, le Responsable de traitement peut résilier le contrat sans frais, avec effet à la date d'entrée en vigueur du changement.

Le Sous-traitant impose aux sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord et demeure responsable de leur exécution.

Assistance

Compte tenu de la nature du traitement, le Sous-traitant aide le Responsable de traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, ainsi qu'au respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD.

Notification des violations

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard sous quarante-huit (48) heures, en fournissant les éléments utiles à la caractérisation et à la gestion de l'incident.

Sort des données en fin de traitement

Au terme de la prestation, le Sous-traitant met à disposition un export réutilisable des données pendant trente (30) jours, puis procède à leur suppression définitive dans un délai de trente (30) jours, les sauvegardes étant purgées au fil de leur cycle de rotation et au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours, sauf obligation légale de conservation.

Documentation et audit

Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable de traitement ou un auditeur mandaté, dans des conditions raisonnables, sous réserve d'un préavis de trente (30) jours, d'un engagement de confidentialité et d'une fréquence limitée à une fois par an, sauf incident de sécurité avéré.

Localisation et transferts

L'ensemble des données du Responsable de traitement est hébergé et traité au sein de l'Union européenne. Le Service ne recourt à aucune ressource externe chargée depuis le navigateur des utilisateurs : les polices de caractères, les icônes et l'ensemble des composants d'interface sont servis depuis l'infrastructure de l'Éditeur.

Le Service utilise un réseau de distribution et de protection du trafic opéré par le prestataire mentionné à l'annexe 2. Ce prestataire intervient comme intermédiaire technique d'acheminement, ne conserve pas durablement les données du Responsable de traitement, et applique, pour tout accès depuis un pays tiers, les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD.

Tout transfert de données en dehors de l'Union européenne qui deviendrait nécessaire ferait l'objet de garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD et d'une information préalable du Responsable de traitement dans les conditions de l'article 7.

Responsabilité

Chaque partie assume la responsabilité qui lui incombe au titre du RGPD. La responsabilité du Sous-traitant au titre du présent accord s'inscrit dans les limites prévues à l'article 18 des CGS.

Sous-traitants ultérieurs auxquels l'Éditeur recourt pour le traitement des données du Client :

Prestataires n'intervenant pas sur les données du Client. L'Éditeur recourt par ailleurs à GoCardless pour le prélèvement des sommes dues, à Stripe pour le paiement par carte de l'abonnement et des crédits SMS et à Pennylane pour l'émission de ses factures. Ces prestataires traitent les données d'identification et de facturation du Client lui-même, pour lesquelles l'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement. Ils ne traitent aucune donnée des personnes concernées mentionnées à l'annexe 4 et ne constituent pas des sous-traitants ultérieurs au sens de l'article 7 de l'annexe 1.

Services propres au Client. Lorsque le Client ou ses utilisateurs connectent des boîtes de messagerie (annexe 7) ou activent la reprise de contacts depuis un annuaire professionnel, les prestataires concernés (notamment Microsoft, Google ou tout autre fournisseur de messagerie) sont leurs propres fournisseurs, avec lesquels ils entretiennent une relation contractuelle directe ; ils ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de l'Éditeur. L'Éditeur y accède sur instruction du Client et pour son seul compte, directement et sans autre intermédiaire que ceux listés ci-dessus.

Conformément à l'article 32 du RGPD et à la mesure des risques, l'Éditeur met en œuvre les mesures suivantes :

Cloisonnement. Chaque client dispose de sa propre base de données, accessible par un compte qui n'a aucun droit sur les bases des autres clients, et de son propre espace de stockage des pièces jointes. L'espace est résolu à partir du nom de domaine appelé ; un domaine inconnu est rejeté sans repli sur un autre client. Un contrôle automatique quotidien vérifie qu'aucun compte ne peut lire la base d'un autre client.

Chiffrement au repos. Les bases de données sont chiffrées sur le disque de l'hébergeur ; les pièces jointes le sont dans l'espace de stockage objet.

Contrôle des accès. Authentification des utilisateurs par code à usage unique adressé par courrier électronique, à durée de validité limitée, sans mot de passe stocké. Gestion des droits par rôle. Accès d'administration de la plateforme protégé par un jeton et une double authentification par code temporaire, dont l'échec interdit l'accès.

Accès des tiers. Les espaces en ligne des locataires, artisans et propriétaires reposent sur le même mécanisme de code à usage unique. Le périmètre visible est restreint côté serveur à ce qui appartient à la personne connectée. La révocation d'un accès est immédiate et s'applique aux sessions en cours.

Confidentialité des échanges. Chiffrement de l'ensemble des échanges par HTTPS/TLS, transport strictement sécurisé imposé par en-tête, protections contre l'inclusion dans un cadre tiers et contre l'interprétation abusive des types de contenu.

Pièces jointes. Contrôle des types de fichiers déposés, stockage dans un espace de stockage objet non public, chiffré, cloisonné par client et répliqué sur deux sites, restitution par un relais qui vérifie l'appartenance du fichier à l'espace du demandeur. Aucun accès direct par URL. Un fichier supprimé reste récupérable trente (30) jours, puis est effacé définitivement.

Interface de programmation. Clés d'accès propres à chaque logiciel, conservées sous forme d'empreinte et affichées une seule fois ; portées limitées par catégorie de données et par nature d'accès ; quotas d'appels ; journal des appels et journal des écritures ; notifications signées. Détail à l'annexe 6.

Messagerie connectée. Accès aux boîtes de messagerie en lecture seule, par des autorisations limitées à la lecture ou par des commandes de lecture qui ne modifient pas la boîte, vérifiées par des tests automatisés ; jetons d'autorisation et identifiants chiffrés en base avec une clé conservée hors de la base, jamais affichés, journalisés ni communiqués ; boîte personnelle accessible à son seul titulaire, contrôlé côté serveur ; contenu des courriers nettoyé avant affichage et images distantes bloquées par défaut. Détail à l'annexe 7.

Traçabilité. Journalisation des actions sur les dossiers, des envois de messages et des connexions, consultable par l'administrateur du Client.

Limitation des abus. Limitation du débit des requêtes au niveau du réseau de protection, et neutralisation des sorties d'erreur applicatives en production.

Sauvegardes et incidents. Sauvegardes quotidiennes des bases de données, chiffrées avant leur envoi chez un prestataire distinct de l'hébergeur de l'application, conservées trente (30) jours au sein de l'Union européenne ; la clé de déchiffrement n'est pas conservée sur les serveurs. Procédure de gestion des incidents et des violations de données, avec notification dans les conditions de l'article 9 de l'annexe 1.

Finalités. Gestion des sinistres locatifs pour le compte du Client : suivi des dossiers, communication avec les parties, conservation des pièces justificatives. Le cas échéant : suivi des demandes d'autorisation préalable de mise en location et production des formulaires correspondants ; mise à disposition d'espaces en ligne permettant aux locataires, artisans et propriétaires du Client d'agir sur les dossiers qui les concernent ; consultation, en lecture seule, des boîtes de messagerie connectées et conservation des courriers électroniques rattachés aux dossiers (annexe 7).

Personnes concernées. Propriétaires bailleurs ; locataires et occupants ; artisans et prestataires ; utilisateurs du Service au sein du personnel du Client ; lorsque des boîtes de messagerie sont connectées, expéditeurs, destinataires et personnes citées dans les courriers électroniques (copropriétaires, assureurs et autres correspondants du Client).

Catégories de données.

• données d'identité et de contact : civilité, nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone fixe et mobile ;
• données relatives au logement occupé et au rattachement d'un occupant à ce logement ;
• données de gestion des sinistres : descriptions, dates, statuts, montants, échanges ;
• pièces jointes déposées par le Client ou par les personnes disposant d'un espace en ligne : photographies, devis, factures ;
• pour les propriétaires personnes morales : dénomination, forme juridique, numéro SIRET ;
• données relatives aux demandes d'autorisation de mise en location, lorsque l'option est souscrite ;
• données de connexion : adresse électronique, horodatage des connexions, adresse IP, journal des actions ;
• lorsque des boîtes de messagerie sont connectées : métadonnées des courriers (expéditeur, destinataires, objet, date, court extrait) ; contenu des courriers non rattachés des boîtes communes, conservé au plus quinze (15) jours ; contenu et pièces jointes retenues des courriers rattachés aux dossiers ; jetons d'autorisation et identifiants de messagerie, chiffrés ; journal des connexions, déconnexions, classements et retraits ;
• lorsque l'interface de programmation est activée : journal des appels (clé utilisée, horodatage, adresse appelée, résultat, adresse IP) et journal des écritures (état d'une fiche avant et après chaque modification faite par un logiciel).

Catégories particulières. Aucune donnée relevant de l'article 9 du RGPD n'est traitée de manière intentionnelle. Le Client veille à ne pas en faire figurer dans les champs libres ou les pièces jointes, et limite les photographies de sinistres à ce qui est nécessaire au traitement du dossier.

Durée de conservation. Pour la durée du contrat, puis restitution et suppression conformément à l'article 10 de l'annexe 1. Pour la messagerie connectée, les durées particulières de l'article 7 de l'annexe 7 s'appliquent.

Le bon de commande est le document de rang supérieur. Il est établi à partir de la fiche d'ouverture remplie par le Client et reprend les seules mentions particulières ; tout ce qui n'y figure pas relève des CGS. En cas de souscription en ligne, le récapitulatif de commande validé par le Client tient lieu de bon de commande.

Objet

La présente annexe régit l'option « Interface de programmation », qui permet à un logiciel choisi par le Client (le « Logiciel tiers ») de lire les données de l'espace du Client et, si le bon de commande le prévoit, d'y créer et d'y modifier des fiches. Elle complète l'annexe 1 ; en cas de contradiction sur la protection des données, l'annexe 1 prévaut.

Activation et clés d'accès

L'option est activée par l'Éditeur, espace par espace, à la demande du Client. L'accès en écriture fait l'objet d'une activation distincte, qui n'est jamais implicite.

Les clés d'accès sont créées par un administrateur du Client depuis l'espace d'administration. Chaque clé est propre à un Logiciel tiers et limitée aux portées que l'administrateur lui attribue, par catégorie de données et par nature d'accès (lecture ou écriture). Elle n'est affichée qu'une seule fois, à sa création ; l'Éditeur n'en conserve qu'une empreinte et ne peut pas la restituer.

Le Client garde ses clés confidentielles et les fait conserver par le Logiciel tiers dans un environnement serveur, jamais dans une page web ou une application installée chez l'utilisateur. Il révoque sans délai toute clé compromise ou dont il n'a plus l'usage ; la révocation prend effet immédiatement.

Périmètre

En lecture : propriétaires, biens, locataires et leur rattachement aux logements, artisans, dossiers de sinistres, devis et pièces jointes, demandes d'autorisation de mise en location lorsque cette option est souscrite, ainsi qu'un flux des modifications intervenues dans l'espace, suppressions comprises.

En écriture, lorsqu'elle est activée : création et modification des fiches propriétaires, biens, locataires, rattachements et artisans, et déclaration d'un dossier de sinistre. L'interface ne permet aucune suppression : les suppressions et les effacements se font depuis le Service, par les utilisateurs du Client. Les demandes d'autorisation de mise en location, les devis et les pièces jointes ne sont pas modifiables par l'interface.

Un dossier déclaré par l'interface suit les mêmes règles que celui saisi depuis l'écran, notamment pour la numérotation, le statut et l'appréciation de l'urgence.

Qualité des parties

Le Logiciel tiers est choisi par le Client, qui en est seul responsable. Son éditeur agit pour le compte du Client et n'est pas un sous-traitant ultérieur de l'Éditeur au sens de l'article 7 de l'annexe 1. Il incombe au Client d'encadrer avec lui le traitement des données qu'il lit ou qu'il transmet, conformément à l'article 28 du RGPD.

La création d'une clé et l'attribution de ses portées valent instruction documentée du Client, au sens de l'article 4 de l'annexe 1, de communiquer au Logiciel tiers les données correspondantes et d'enregistrer celles qu'il transmet.

Données transmises par le Logiciel tiers

Les données créées ou modifiées par l'interface sont des données du Client, au même titre que celles saisies par ses utilisateurs. Le Client s'assure de leur exactitude et de leur licéité, notamment de l'information des personnes concernées. L'Éditeur contrôle la forme des données reçues ; il n'en vérifie pas le contenu et n'en répond pas.

Chaque écriture est conservée dans un journal qui enregistre l'état de la fiche avant et après la modification, ainsi que la clé à l'origine de l'écriture. Ce journal permet à l'administrateur du Client d'identifier les écritures d'un Logiciel tiers et de les annuler fiche par fiche.

Effacements

Lorsqu'une fiche ou un dossier est supprimé dans le Service, y compris au titre d'une demande d'effacement fondée sur l'article 17 du RGPD, la suppression est signalée au Logiciel tiers dans le flux des modifications, et, le cas échéant, par une notification. Il appartient au Client de veiller à ce que le Logiciel tiers répercute cet effacement dans ses propres traitements.

Notifications

Le Client peut faire adresser au Logiciel tiers des notifications lors de certains événements. Elles sont envoyées en HTTPS, à une adresse que le Client déclare, et portent une signature permettant au destinataire d'en vérifier l'origine. Une adresse qui refuse durablement les notifications peut être désactivée.

Sécurité, quotas et suspension

Les échanges sont chiffrés. Le nombre d'appels est limité par clé et par période ; les limites en vigueur figurent dans la documentation de l'interface. L'Éditeur peut suspendre une clé ou l'option elle-même, sans préavis, en cas d'usage anormal, de risque pour la sécurité ou l'intégrité des données, ou de dépassement répété des limites ; il en informe l'administrateur du Client dans les meilleurs délais.

Conservation des journaux

Le journal des appels est conservé douze (12) mois, le journal des écritures quatre-vingt-dix (90) jours, le relevé des notifications trente (30) jours. Ces journaux sont consultables par l'administrateur du Client et servent à la sécurité de l'interface et au règlement des litiges.

Évolutions et disponibilité

L'interface est versionnée. Une modification qui obligerait le Logiciel tiers à évoluer est annoncée au moins trois (3) mois à l'avance, sauf impératif de sécurité ; l'ajout d'une donnée ou d'une fonction n'en est pas une. L'interface relève des engagements de disponibilité du Service ; l'Éditeur ne répond pas du fonctionnement du Logiciel tiers.

Objet

Le Service permet aux utilisateurs désignés par le Client (les « Utilisateurs ») de connecter des boîtes de messagerie professionnelles afin d'en consulter le contenu dans le Service et de rattacher des courriers électroniques aux dossiers de gestion. Deux types de boîtes peuvent être connectés :

• la boîte commune, partagée au sein de l'agence (par exemple une adresse dédiée à la gestion ou aux sinistres), connectée par un Utilisateur disposant du rôle d'administrateur de l'agence, qui en désigne les Utilisateurs autorisés ;
• la boîte personnelle, attribuée nominativement à un Utilisateur, connectée par cet Utilisateur et visible de lui seul dans le Service.

Cette fonction est facultative. La connexion s'effectue soit par une autorisation délivrée au fournisseur de messagerie (Microsoft 365), soit par la saisie d'identifiants de messagerie (protocole IMAP, notamment pour Gmail et les autres fournisseurs). La présente annexe complète l'annexe 1 ; en cas de contradiction sur la protection des données, l'annexe 1 prévaut.

Engagements de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• n'accéder aux boîtes connectées qu'en lecture seule : le Service n'envoie, ne supprime, ne déplace et ne modifie aucun courrier, et ne change pas leur statut de lecture ;
• ne demander aux fournisseurs de messagerie que les autorisations strictement nécessaires à cette lecture, à l'exclusion de toute autorisation d'envoi ou de modification ;
• ne conserver durablement que les courriers rattachés à un dossier, soit par un Utilisateur, soit, pour une boîte commune uniquement, parce qu'ils portent la référence exacte d'un dossier du Service ; les autres courriers ne sont conservés que temporairement, au plus quinze (15) jours, pour permettre leur consultation et leur tri ;
• garantir qu'une boîte personnelle n'est accessible dans le Service qu'à son titulaire, y compris à l'égard des administrateurs de l'agence ;
• chiffrer les jetons d'autorisation et identifiants de messagerie, ne jamais les afficher ni les communiquer à un tiers, y compris dans les exports ;
• supprimer les données de connexion dès la déconnexion d'une boîte ; à la désactivation d'un Utilisateur, déconnecter sa boîte personnelle, retirer ses accès aux boîtes communes et supprimer les autorisations délivrées depuis son compte, la boîte commune concernée devant alors être reconnectée par un administrateur de l'agence.

Engagements du Client

Le Client s'engage à :

• ne connecter que des boîtes de messagerie professionnelles qu'il est en droit d'utiliser, et à s'assurer que chaque Utilisateur y est dûment autorisé ;
• désigner avec soin les Utilisateurs autorisés à consulter une boîte commune ;
• informer les personnes concernées (locataires, propriétaires, prestataires et autres correspondants) du traitement de leurs courriers, notamment par sa propre politique de confidentialité ;
• désactiver sans délai, dans le Service, les comptes des Utilisateurs qui quittent l'agence ;
• préserver la confidentialité des identifiants de messagerie saisis dans le Service.

Courriers rattachés aux dossiers

Un courrier rattaché à un dossier est copié dans le Service avec ses pièces jointes, à l'exception de celles que l'Utilisateur a écartées. Il devient une donnée du Client, accessible aux utilisateurs ayant accès au dossier, et demeure dans le Service même si la boîte d'origine est ultérieurement déconnectée. L'Utilisateur à l'origine du rattachement, ou un administrateur de l'agence, peut retirer le courrier d'un dossier ; s'il n'est plus rattaché à aucun dossier, sa copie est supprimée. Les courriers rattachés sont restitués au Client et supprimés en fin de contrat, dans les conditions prévues pour l'ensemble des données du Client.

Dépendance aux fournisseurs de messagerie

Le fonctionnement de la connexion dépend des services et des conditions des fournisseurs de messagerie (Microsoft, Google ou autres). L'Éditeur ne saurait être tenu responsable d'une indisponibilité, d'une modification technique ou d'une restriction imposée par ces fournisseurs, ni d'un paramétrage du compte du Client empêchant la connexion (par exemple une politique d'administration bloquant les applications tierces). L'Éditeur informe le Client dans les meilleurs délais de toute évolution affectant durablement la fonction.

Révocation

Chaque Utilisateur peut déconnecter une boîte à tout moment depuis le Service (rubrique « Mon compte », « Mes boîtes mail »). L'accès peut également être révoqué directement auprès du fournisseur de messagerie. La révocation est sans effet sur les courriers déjà rattachés aux dossiers.

Compléments à l'accord de traitement

Nature et finalité du traitement. Consultation, en lecture seule, des boîtes de messagerie connectées par les Utilisateurs, et conservation des courriers rattachés aux dossiers de gestion, aux fins de suivi de ces dossiers.

Personnes concernées. Utilisateurs du Client ; expéditeurs, destinataires et personnes citées dans les courriers (locataires, propriétaires, copropriétaires, prestataires, assureurs et autres correspondants du Client).

Catégories de données. Données d'identification et de contact figurant dans les courriers ; métadonnées de messagerie (expéditeur, destinataires, objet, date, court extrait) ; contenu des courriers non rattachés des boîtes communes ; contenu et pièces jointes des courriers rattachés aux dossiers ; jetons d'autorisation et identifiants de messagerie ; journal des actions de connexion, de déconnexion, de rattachement et de retrait.

Durées. Métadonnées et contenu des courriers non rattachés : au plus quinze (15) jours, et supprimés dès la déconnexion de la boîte ; données de connexion : pendant la durée de la connexion, supprimées à la déconnexion ou à la désactivation de l'Utilisateur ; courriers rattachés : pendant la durée du contrat ; journal d'activité : douze (12) mois.

Sous-traitants ultérieurs. Inchangés (annexe 2) : hébergement de l'application et des bases de données par Pulseheberg ; stockage des copies des courriers rattachés et sauvegardes chiffrées par OVHcloud ; acheminement du trafic web par Cloudflare, sans conservation durable. Les courriers sont récupérés directement auprès du fournisseur de messagerie du Client. Les fournisseurs de messagerie (Microsoft, Google ou autres) ne sont pas des sous-traitants de l'Éditeur : ils fournissent au Client son propre service de messagerie.